Tiskových konferencí jsme jako novináři navštívili bezpočet a spoustu jich taky uspořádali. Přesto vám je budeme malinko vymlouvat. Nemáte-li dostatečně velký rozpočet, zkrátka se vám nevyplatí. A co vám tedy radíme? Zaměřte se na pravidelné eventy pro novináře, které dané téma skutečně zajímá. Dopřejte jim unikátní zážitek, na který nezapomenou, a věnujte se jim individuálně. Pojďme se podívat, jak na to.
Proč se tiskové konference nevyplatí
Máte-li skutečně velký rozpočet a můžete si dovolit zvolit skutečně zajímavé místo i program tiskové konference, vzhůru do toho! I v případě, že uspořádáte skutečně megalomanskou akci století, počítejte s jedním: nikdy nemáte jistotu, že na akci skutečně dorazí takový počet novinářů, které jste oslovili, ale ani těch, kteří vám svou účast potvrdili.
Zpravidla jich dorazí třetina a zbytek většinou tvoří tzv. holubí letka, novináři, kteří se jako novináři tváří, ale do žádných médií nepřispívají…
Nejistota a pocit zodpovědnosti vůči vynaloženým financím jsou tedy poměrně velké a není výjimkou, že místo plánovaných padesáti skvělých novinářů se vám jich na akci sejde deset…
Proč jsou in press eventy
Zatímco už jen slovní spojení „tisková konference“ vám evokuje pocit statiky, dlouhého sezení a no… zpravidla nudy, press event v sobě na první pohled nese příslib zážitku. A přesně o tom by tato akce měla být.
Na press event zpravidla nezvete davy novinářů, ale vybíráte takové, kteří se skutečně danému oboru věnují, nejlépe do hloubky. Na náš pravidelný press event den před zahájením každoroční největší evropské outdoorové Výstavy stanů a vybavení do přírody zveme maximálně 20 novinářů z předních českých médií. Dbáme na to, aby se jednalo skutečně o lidi, které dané téma zajímá, a to v ideálním případě i osobně.
Jak uspořádat press event
Každého novináře zveme v dostatečném předstihu zvlášť, abychom probrali, jaká témata ho budou konkrétně zajímat.
Teprve pak stanovujeme finální program akce – přizpůsobíme ho přáním novinářů a vždy hledáme nějakou novinku, zajímavost, něco hodně netradičního, co jim představíme.
Jaké zvolit místo pro press event? Dle našich zkušeností je ideální vzít novináře na „místo činu“ – například do výrobny kosmetické firmy, abyste jim názorně ukázali, jak se taková kosmetika vyrábí, nebo třebas do obrovské haly, kde právě roste unikátní stanové městečko.
Trocha chaosu neuškodí, je dobře, když novináři vidí akci a vše okolo ní naživo (byť krizovým situacím se raději vyhněte). Na druhou stranu, buďte „nepřipraveni“ jen velice zdánlivě a mějte raději vše pod kontrolou…
Myslete na to, že je vhodné vybrat kvalitní catering a novinářům nabídnout hned na úvod něco dobrého. Především po ránu vám na akci přijde nasnídaný jen málokdo a není nic horšího, než hladové obecenstvo, které čeká, až akce skončí, aby konečně něco snědlo… Občerstvení, káva navíc rozproudí konverzaci, vyplní vám hezky čas, než se všichni sejdou, dorazí majitel společnosti se svým týmem apod.
Představte novinářům všechny důležité osoby a myslete na to, abyste nebyli zbytečně strozí – trocha humoru a osobnosti nikdy neškodí, naopak atmosféru vhodně uvolní.
Dejte slovo řečníkům – ale pozor: jejich proslov si s nimi pečlivě projděte, tohle je důležitější než cokoliv jiného. Uspávače hadů, kteří mají tendence příliš dlouho a rozvlekle mluvit, nahraďte těmi, kteří mluví jasně, stručně, prakticky a jsou malinko šoumeni. V případě, že to není možné, veďte press event sami formou rozhovorů s jednotlivými odborníky.
Vždy ale myslete na to, že nejlépe funguje co nejméně řečí a co nejvíce ukázek. Řekněte účastníkům press eventu to základní a dodejte, že veškeré informace jim dodáte i elektronicky, jste tu pro konkrétní dotazy, a běžte do akce.
Přiveďte novináře co nejblíže klientovi
Největší službu vám udělá, když si novináři maximum věcí osahají a vyzkoušejí.
- Na výstavě stanů je můžete nechat nafouknout si stan a lehnout si do něj, vyzkoušet si různé druhy povrchů pro karimatky, uvařit si speciální cestovatelské jídlo na expedice.
- Výrobce kosmetiky jim může umožnit kosmetické ošetření na vlastní kůži.
- V kreativní dílně si mohou něco vyrobit s novými unikátními barvami.
- Do dětských tělocvičen jim dovolte vzít děti a nechat je tady řádit.
- V plaveckém centru pro děti domluvte jejich ratolestem instruktora a novináře nechte vydechnout u dobré kávy.
- Ve sportovním klubu je oslňte novým druhem cvičení, které si mohou sami vyzkoušet.
Samostatnou kapitolou pak je press trip, kdy novináře zvete na více dnů do areálu či hotelu, pro který pracujete. Tady je rada jediná a zásadní – ukažte jim vše důležité, ale nechte je, aby si tady pobyt užili, jako by byli skutečnými hosty. Média poctivě vybírejte, ale pak do nich investujte: nechte novináře, aby přijeli s partnerem nebo celou rodinou, dopřejte jim vše, co hotel nabízí, a to zcela zdarma – gastronomické zážitky, masáže, animační program pro děti, kurz s golfovým trenérem, kurz vaření…
Cílem je, aby si odnesli skutečný zážitek, o kterém budou chtít nejen mluvit se svými kamarády, ale především o něm s nadšením psát.
Výstupy z tiskové konference nejsou jisté
Už cítíte ten rozdíl? U tiskové konference vlastně nevíte, jaké z ní budete mít v médiích výstupy. Zvete totiž masy novinářů (u nichž nevíte, zda dorazí), naopak u press eventu si novináře sami velice pečivě vybíráte, šijete jim akci na míru a na té se o ně osobně a pořádně staráte. Na naše kosmetické eventy například zveme maximálně 8 novinářek, abychom se každé stihli poctivě věnovat a aby byla atmosféra co nejvíce přátelská.
Na akci si přímo řeknete, co novináře zaujalo, co a jak by chtěli zpracovat, v čem jim ještě můžete pomoct a jaké materiály nebo kontakty by potřebovali dodat. A především: máte tady vhodnou příležitost domluvit další témata.
Po akci proto myslete na to, abyste novinářům ještě ten samý den poslali všechny potřebné materiály. Texty ve wordu, bez vložených fotografií, log apod., zkrátka bez jakéhokoliv balastu, který by museli mazat.
Fotografie v tiskové kvalitě uložte zvlášť, vybavte je popiskami a uložte na vhodný server, kde budou dostupné ideálně trvale.
Přidejte všechny potřebné kontakty, každému novináři pište zvlášť a přidejte mu všechny slíbené informace, případně přijďte rovnou s dalšími nápady, které z press eventu vyplynuly.
Vaším cílem totiž není jen jednorázový výstup v médiích. Chcete, aby novináři věděli, že váš klient je skutečný odborník na danou tématiku, který je ochoten kdykoliv zodpovědět další dotazy. A že mu mohou důvěřovat, protože svému oboru dokonale rozumí.
Mgr. Zuzana Rybářová, mediální konzultant a zároveň známá novinářka zaměřující se na cestovatelský sektor. Pracovala mj. jako šéfredaktorka časopisu Travel Digest, dnes je sama sobě šéfem v kreativní agentuře Amaze.media, v níž působí především jako konzultantka v oboru Public relations a spolutvůrce webu Inspirovník.cz.
Krásné. Přečteno na jeden nádech. Inspirativní. Děkuji.